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9. WWS-C Forum - Rechnungen als PDF versenden

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Rechnungen als PDF versenden

Viele Prozesse verursachen immer noch eine wahre Papierflut. Diese kann man eindämmen. Wir haben zwei Lösungen dazu vorgestellt: Einerseits das Versenden von Rechnungen als PDF per Mail, andererseits die elektronische Unterschrift von Lieferscheinen.

Wenn man bedenkt, was Papier, Druck, Couvert und Porto zusammen pro Rechnung kosten, ist das Sparpotential nicht unerheblich. Und die Kosten für das Verpacken - maschinell oder von Hand - sind dann noch gar nicht berücksichtigt. Die effiziente Lösung dafür heisst: Rechnungen als PDF versenden.

Zudem bevorzugen gewisse Grosskonzerne Rechnungen als PDF per Mail. Wenn Sie dies also anbieten, kann das einen positiven Einfluss auf die Kundenbindung haben.

Der Versand von PDF-Rechnungen kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen. Welche der beiden Varianten sich besser eignet, hängt stark von der Anzahl der versendeten Rechnungen ab. Wir gehen hier auf beide kurz ein.

 

Automatischer Versand

Im Modul Fakturierung können Sie PDF-Rechnungen genau gleich erstellen, wie Sie das mit Papierfakturen machen. Der Versand läuft dann automatisch über den separaten Logistikserver. Kunden, die bereits den Curion Shop haben, nutzen den Logistikserver bereits.

Der Logistikserver ist ein separates Programm, das für jeden Kunden eingerichtet werden muss. Er muss laufend an neue Sicherheitsstandards angepasst und weiterentwickelt werden. Darüber hinaus überprüft der Logistikserver auch, ob die Rechnungen versendet und vom anderen Server empfangen wurden. Damit hilft er beim Qualitätsmanagement. Aus diesen Gründen ist der Logistikserver ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.

 

 

Dennoch lohnt sich der automatische PDF-Versand ab 80 bis 90 Rechnungen pro Monat. Diese Zahl gilt, wenn Sie (noch) keinen Curion Shop haben. Ausserdem wurde sie nur aufgrund der Portokosten berechnet, da die Kosten für Papier und Druck von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sind. Wenn Sie also Ihre individuellen Kosten berechnen, werden Sie auf eine tiefere Anzahl Rechnungen pro Monat kommen, ab deren sich der automatische Versand rechnet.

 

Manueller Versand

Versenden Sie weniger Rechnungen pro Monat, lohnt es sich möglicherweise, den Mailversand manuell durchzuführen. Mit einem durchdachten Prozess sind Sie damit mindestens gleich schnell wie mit dem physischen Versand und sparen sich Druckkosten.

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